Ese término comprende a todos los procedimientos y recursos que una se emplean para recolectar y proveer datos económicos acerca una organización. Esa información es usada para mejorar la toma de decisiones en las empresas. Dicho proceso es de suma importancia para administradores, acreedores, accionistas, inversores. Hasta los organismos gubernamentales tienen un ojo puesto en los sistemas de información contable.
Actualmente, esos controles combinan prácticas contables tradicionales con formas de trabajo basadas en tecnología. Es decir, se pueden manejar estos registros en forma digital, pero se siguen trabajando con los métodos desarrollados con anterioridad. Por ejemplo, se recogen datos acerca de los ingresos, egresos, información de clientes, datos de empleados y tributos, etc.
Como estos registros deben servir a diferentes tipos de usuarios, se han originado diferentes subsistemas. Son las siguientes:
Esta rama obedece a elementos: normas de registro, criterios de contabilización y criterios de representación de información para usuarios externos. Estos sistemas de información contable se caracterizan por expresar en forma cuantitativa y términos monetarios a todas las transacciones que realiza una empresa. De la misma manera se explican los acontecimientos económicos que afectan a la organización.
La contabilidad financiera esta destinada a ser usada por usuarios externos. Es decir: accionistas, analistas, acreedores, posibles inversionistas, organismos regularos y para todo el publico interesa en la información financiera de una empresa.
Este tipo de sistemas de información contable son útiles para las autoridades gubernamentales, específicamente, las instituciones fiscales. A estas instituciones les interesa acceder a la información económica de las distintas organizaciones. El propósito es cuantificar el monto de utilidades que se pueden haber obtenido para determinar la cantidad de impuestos que se deben pagar. Este subsistema es necesario para poder satisfacer las leyes fiscales en vigor.
Este es el sistema de información contable que está al servicio de las necesidades internas de las empresas. Su propósito es orientar y facilitar las funciones de la administración. Por ejemplo, ayuda a las actividades planeación y control de a la organización, así como la toma de decisiones.
Las aplicaciones que tiene este subsistema son las siguientes: elaboración de presupuestos, determinar costos de producción y evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas. Además, evalúa el desempeño de los diferentes ejecutivos de la organización. Específicamente, la información de contabilidad está dirigida a directores generales, gerentes de área, jefes de departamentos y otros ejecutivos.
Esta es la clasificación tradicional de los sistemas de información contable en las empresas más grandes. Sin embargo, la información que se brinda en cada área varia en función del tipo de negocio y el tamaño de la organización. Lo más recomendable es contar con el apoyo de una empresa contable para desarrollar una estructura personalizada.
Esta es una técnica que tiene como propósito diagnosticar las variaciones ocurridas en la empresa. Para lograr este objetivo, se determinan las semejanzas y diferencias entre los registros financieros y el balance general del negocio. Este análisis puede hacerse sobre un solo ciclo fiscal o sobre varios años, de acuerdo a lo que se necesite.
Para que la comparación de la información contable sea más clara, deben emplearse puntos de referencia. Algunos de ellos pueden ser: el importe total del activo, del pasivo o de los resultados. También, puede comprarse el total del patrimonio de la empresa, los balances actuales con los antiguos o comprarlos con los de organizaciones representativas en el sector.
El método de comparación es el más conveniente para las empresas que se basan en el análisis de variaciones. Esta técnica se usa sobre todo en sistemas de información contable básicos como el estado de cambios de la situación financiera. El enfoque que se maneja en estos casos consiste en evaluar las partidas del balance general que corresponden al inicio y fin de un periodo.
Adicionalmente, se requiere de un estado de resultados correspondiente al mismo periodo e información adicional sobre las operaciones y acontecimientos registrados en el ejercicio. Los cambios notados se clasifican de la siguiente manera: operaciones, inversiones y financiamiento. Así, se pueden notar los incrementos y decrementos del efectivo en cada partida. Al final se comunican los cambios en síntesis y se da a conocer el estado de liquidez de la empresa.
El área de contabilidad de una empresa tiene como propósito fundamental la preparación de estados financieros. En caso que la organización no pueda tener todo un departamento encargado de estas tareas, se puede recurrir a un servicio de outsourcing contable para satisfacer esta necesidad. La información que contienen los reportes es el recurso máximo que fundamenta el proceso de toma de decisiones de los distintos usuarios.
Sin embargo, estos actores suelen centrarse en la rentabilidad y liquidez. Por esa razón, los sistemas de información contable descuidan otros factores que pueden afectar a las empresas. Por ejemplo, sus procesos de trasformación interna. Entonces, la imagen que presenta no es 100% fiel a la realidad. Por esa razón, los inversionistas suelen complementar esta información con comentarios y graficas adicionales.
De todas maneras, los estados financieros son las herramientas que mejor satisfacen las necesidades de información. Con ese propósito en mente, se considera que todo negocio debe presentar 4 informes contables básicos:
Este reporte constituye una relación de los activos de la empresa. Además, presenta las fuentes de financiamiento de dichos recursos (pasivo y capital).
Este informe trata acerca de la rentabilidad de las operaciones de las empresas.
Este reporte tiene como fin presentar los cambios en la inversión de los propietarios de la compañía.
Informa sobre la liquidez del negocio y, también, presenta una lista de las fuentes de efectivo y los desembolsos del efectivo. Esta es la base para hacer estimados sobre las necesidades de efectivo que se tendrán en el futuro. Además, se pueden ir planeando las fuentes de financiamiento más convenientes a las que se pueden recurrir.
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(Fuentes: Gestiopolis, Emprende Pyme)